為提高辦學(xué)質(zhì)量和工作效率，推進(jìn)學(xué)校文書工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際，制定文書工作實(shí)施辦法。

文書工作是政務(wù)活動(dòng)的重要方面，包括公文的撰擬、各類公文的處理、收發(fā)、會議記錄等工作。

一、公文處理

（一）公文處理指公文的撰擬、辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列銜接有序的工作。

（二）公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

（三）公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。

 (四）公文格式：公文一般由秘密等級和保密期限、緊密程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分

（五）行文規(guī)則：

1.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報(bào)告。內(nèi)設(shè)科室不得對外正式行文。請示必須一文一事，要明確提出需要解決的有關(guān)問題。請示、報(bào)告等上行文標(biāo)注的簽發(fā)人必須是單位的主要負(fù)責(zé)人。

2.行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。嚴(yán)格執(zhí)行《內(nèi)蒙古自治區(qū)黨委、政府28項(xiàng)具體規(guī)定》中關(guān)于精簡規(guī)范文件簡報(bào)的要求，嚴(yán)格控制文件數(shù)量，努力提高文件質(zhì)量。

    二、發(fā)文處理 

1.學(xué)校所發(fā)的各類文件，統(tǒng)一由辦公室起草打印，經(jīng)核稿、呈批后，由文書負(fù)責(zé)印制、蓋章，最后由相關(guān)責(zé)任人按范圍要求發(fā)送。

2.以學(xué)校名義簽發(fā)的文件，都應(yīng)由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)后，方可分發(fā)。

3.公文正式印制前，文書應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序修改復(fù)核。

三、收文處理 

收到上級及有關(guān)部門的公文，由辦公室按下列程序處理：

1.登記。收到來文先行清點(diǎn)，無誤后，在《收文登記薄》上登記，然后填寫公文處理單，附來文批辦單送校長擬辦、批辦。 

2.擬辦、批辦。負(fù)責(zé)擬辦、批辦的領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)真閱讀來文、熟悉公文內(nèi)容和要求的基礎(chǔ)上，提出具體處理建議和傳閱范圍。 

3.傳閱。對批辦后需傳閱的公文，文秘人員按照批辦意見根據(jù)自上而下的原則送閱，傳閱文件時(shí)要避免公文橫傳。

4.查辦、催辦與反饋。校領(lǐng)導(dǎo)有批示批辦意見時(shí)，辦公室將原件復(fù)印交有關(guān)科室及個(gè)人。在辦理過程中，交辦人員要及時(shí)跟蹤催辦。辦結(jié)后，要及時(shí)向提出批示批辦意見的校領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。 

5.注結(jié)。對上級機(jī)關(guān)的來文，辦理到以下程度后，可以注結(jié)：①可一次辦結(jié)的公文有了具體結(jié)果；②需在一定時(shí)期內(nèi)貫徹執(zhí)行的公文，已經(jīng)研究提出了貫徹執(zhí)行意見，并通過一定的形式（行文、會議等）作了安排部署。無需提出具體貫徹意見的，已經(jīng)將原文分送;③需閱知的公文，已經(jīng)送所有應(yīng)閱知的人員或單位閱知。注結(jié)后，按照公文管理制度，對所辦結(jié)的公文搞好分類整理，對號存放，以便于利用和查找。對需立卷和歸檔的，按照文書立卷歸檔制度進(jìn)行整理歸檔。 

6.清退。一般公文管理實(shí)行月核對、季檢查、半年清退的辦法。密級較高或其它重要公文應(yīng)在傳閱后及時(shí)清退。 

7.銷毀。文件的銷毀每年進(jìn)行一次，由文書將待銷毀的文件登記造冊，經(jīng)辦公室主任審核并批準(zhǔn)后，進(jìn)行集中銷毀。

四、會議記錄

會議記錄是把會議的基本情況、報(bào)告、發(fā)言、決議等內(nèi)容記錄下來，為今后相關(guān)工作提供書面的依據(jù)。會議記錄是進(jìn)一步研究工作，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，查閱核實(shí)的重要材料。會議記錄要求：

1.準(zhǔn)確：要如實(shí)地記錄參會人員的發(fā)言，不論是詳細(xì)記錄，還是概要記錄，都必須忠實(shí)原意，不得添加記錄者的觀點(diǎn)、主張，不得斷章取義，尤其是會議決定，更不能有絲毫出入。

2.要點(diǎn)不漏:記錄的詳細(xì)與簡略，要根據(jù)情況決定。一般地說，決議、建議、問題和發(fā)言人的觀點(diǎn)、論據(jù)材料等要記得具體、詳細(xì)。一般情況的說明，可抓住要點(diǎn)，略記大概意思。

3.始終如一：始終如一是記錄者應(yīng)有的態(tài)度。這是指記錄者從會議開始到會議結(jié)束都要認(rèn)真負(fù)責(zé)地記。

4.記錄格式：會議記錄一般由會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、主持人、記錄人、會議內(nèi)容等部分組成。凡是發(fā)言都要把發(fā)言人的名字寫在前。要先發(fā)言記錄于前，后發(fā)言記錄于后。記錄發(fā)言時(shí)要掌握發(fā)言的質(zhì)量，重點(diǎn)要詳細(xì)，重復(fù)的可略記，但如果是決議、建議、問題或發(fā)言人的新觀點(diǎn)要記具體詳細(xì)。做會議記錄速度要快，要認(rèn)真聽取別人的發(fā)言，同時(shí)根據(jù)會議的主旨選擇內(nèi)容，記好要點(diǎn)。

本辦法自發(fā)布之日起施行。